Üç yönlü fatura eşleştirme nedir?

Satın almada en pahalı hata, gelmeyen malın faturasını ödemektir. Üç yönlü eşleştirme bunu önleyen kontroldür — ve doğru kurgulandığında kimsenin elle bakmasına gerek kalmaz.

Üç belge, üç ayrı soru

Adındaki “üç”, sürece giren üç belgeyi anlatıyor. Her biri farklı bir soruya cevap veriyor ve üçü birlikte tek başına hiçbirinin veremeyeceği bir güvence üretiyor.

Belge	Cevapladığı soru	Kaynağı
Satın alma siparişi	Ne almaya, hangi fiyattan söz verdik?	Sizin sisteminiz
Mal kabul / irsaliye	Fiilen ne geldi, ne kadar geldi?	Deponuz
Tedarikçi faturası	Ne için ödeme isteniyor?	Tedarikçi

Sistem fatura satırındaki birim fiyatı siparişteki birim fiyatla, fatura miktarını ise mal kabulde kaydedilen miktarla karşılaştırır. Aradaki farklara eşleştirme uyuşmazlığı denir.

İki yönlü eşleştirmeden farkı

İki yönlü eşleştirme yalnızca siparişe ve faturaya bakar. Mal kabul hesaba katılmaz — yani sistem malın gelip gelmediğini bilmez. Sipariş 1.000 adet diyorsa ve fatura 1.000 adet diyorsa, depoya 940 adet gelmiş olsa bile fatura geçer.

Üç yönlü eşleştirme bu boşluğu kapatır. Farkı bir örnekle görelim:

	Sipariş	Mal kabul	Fatura	Sonuç
İki yönlü	1.000 × 12 ₺	—	1.000 × 12 ₺	Geçer
Üç yönlü	1.000 × 12 ₺	940 adet	1.000 × 12 ₺	60 adetlik fark onaya düşer

720 ₺'lik bir fark küçük görünebilir. Ama bu ayda yüz faturada tekrar ediyorsa, yılda altı haneli bir rakama çıkar — ve kimse fark etmez, çünkü tek tek bakıldığında hepsi makul durur.

Tolerans: her fark hata değildir

Katı bir eşleştirme kurgusu pratikte çalışmaz. Kur farkı, navlun, yuvarlama ve fire gibi nedenlerle küçük sapmalar normaldir. Bu yüzden sistemlerde tolerans tanımlanır: kabul edilebilir sapma sınırı.

Uyuşmazlık tolerans içindeyse fatura otomatik geçer. Toleransı aşarsa işaretlenir ve onaya düşer. Tolerans genellikle iki şekilde tanımlanır:

• Yüzde olarak — “birim fiyatta %2'ye kadar sapma kabul”. Yüksek tutarlı kalemler için uygundur.
• Tutar olarak — “toplamda 100 ₺'ye kadar fark kabul”. Düşük tutarlı, çok kalemli alımlarda daha mantıklıdır.

Pratikte ne ters gider

Eşleştirmenin yakaladığı sorunlar genelde dolandırıcılık değil, sıradan aksaklıklardır. En sık görülen beşi:

1. Eksik teslimat, tam fatura. Tedarikçi siparişin tamamını faturalar ama kısmi gönderir. Mal kabul karşılaştırılmazsa fark görünmez.
2. Eski fiyattan fatura. Sipariş yeni fiyatla açılmıştır, tedarikçinin sistemi eski fiyatı kullanır.
3. Mükerrer fatura. Aynı sevkiyat iki kez faturalanır; ikinci fatura eşleşecek mal kabul bulamaz.
4. Siparişsiz alım. Fatura gelir ama karşılığında hiç sipariş yoktur — birisi telefonla alım yapmıştır.
5. Birim uyuşmazlığı. Sipariş koli, fatura adet üzerinden düzenlenir. Miktar rakamları tutmaz, aslında sorun birim dönüşümündedir.

Ne zaman üç yönlü, ne zaman değil

Üç yönlü eşleştirme fiziksel mal alımları için tasarlanmıştır; teslimatın doğrulanabildiği yerde çalışır. Hizmet alımlarında mal kabul kaydı oluşmaz, dolayısıyla üçüncü belge yoktur.

Alım tipi	Uygun yöntem
Hammadde, ticari mal, sarf malzemesi	Üç yönlü
Danışmanlık, yazılım aboneliği, kira	İki yönlü veya hizmet kabul onayı
Sözleşmeli periyodik hizmet	Sözleşme–fatura eşleştirmesi

Elle yapılırsa maliyeti

Çoğu şirkette bu kontrol aslında yapılıyor — ama elle. Muhasebe faturayı alıyor, satın almadan siparişi istiyor, depodan irsaliyeyi soruyor, üçünü ekranda yan yana koyuyor.

Fatura başına on beş dakika sürüyorsa ve ayda 300 fatura geliyorsa, bu 75 saat demektir — bir kişinin yarım ayı. Üstelik yorulan gözle yapılan kontrolün yakalama oranı, ay sonuna doğru belirgin biçimde düşüyor. Kontrolün en zayıf olduğu an, fatura yığınının en yüksek olduğu andır.

Otomatikleştirmek için gerekenler

Üç yönlü eşleştirmeyi sisteme devretmek için dört şeyin yerinde olması gerekir:

• Her alım sipariş üzerinden yürümeli. Siparişsiz alım varsa eşleştirilecek belge yoktur; otomasyonun ilk şartı budur.
• Mal kabul anında kaydedilmeli. Depo irsaliyeyi kenara koyup hafta sonu girerse, eşleştirme her zaman geriden gelir.
• Birim ve ürün kodları ortak olmalı. Tedarikçinin kodu ile sizin kodunuz eşlenmemişse sistem karşılaştırma yapamaz.
• Tolerans ve onay matrisi tanımlı olmalı. Fark çıktığında kimin, hangi tutara kadar onaylayacağı önceden belli olmalı.

Bu dördü sağlandığında faturaların büyük çoğunluğu insan eli değmeden geçer; ekip yalnızca gerçekten farklı olanlara bakar. Kontrolün amacı da budur — her faturaya bakmak değil, bakılması gerekene bakmak.

Sık sorulanlar